1-0-0.経理アプリ利用前にご確認いただきたいこと
経理アプリ利用に際し、法令改正の関連から、必要な対応や運用方法についてまとめております。
運用・対応について概要をご理解いただける構成としておりますので、アプリ利用前にご一読くださいますようお願いいたします。
１．電子帳簿保存法改正への対応完全義務化で生じる変更点
これまでは、請求書等（取引書類）について、電子形式で受領した場合も紙に出力し、保管をすることが認められておりました。
電子帳簿保存法の改正に伴い、2024年1月1日以降、
電子形式で受領した請求書等（取引書類）は電子形式のまま保管する
対応が義務化されますので、この点が大きな変更点となります。
２．取引書類とは
電子帳簿保存法改正により、電子保管の対象となる取引書類とは具体的にどの書類を指しているか、表にまとめております。
なお、本学の経理処理に必要な書類については、
法令上保管が求められている書類：取引書類
規約その他で、学内処理の際に必要とされている書類：補完書類
に区分できます。そちらも合わせてご確認ください。
取引書類：受領した形式（電子or紙）のまま保管が必須
補完書類：保管形式は問わないが、ペーパレス化推進の為、電子で作成・保管することを推奨
| No. | 書類名 | 取引書類 | 補完書類 |
| 1 | 請求書/領収書 | 〇 | |
| 2 | 納品書 | 〇 | |
| 3 | 見積書 | 〇 | |
| 4 | 注文請書 | 〇 | |
| 5 | 発注書 | 〇 | |
| 6 | 契約書 | 〇 | |
| 7 | 開催記録 | 〇 | |
| 8 | 立替経費精算書 | 〇 | |
| 9 | 旅費交通費精算明細書 | 〇 | |
| 10 | 搭乗証明書・航空券半券 | 〇 | |
| 11 | 電子で受領後、検収の為に紙出力した納品書 | 〇 |
３．取引書類の受領形式別保管方法について
取引先の多様化に伴い、取引書類を様々なパターンで受領するケースがあります。
以下、受領形式と、電子保管が求められるかどうかまとめております。
| No. | パターン | 保管形式 （電子or紙） |
補足 |
| 1 | メールで受信した請求書等 | 電子 | |
| 2 | ウェブサイトからダウンロードした請求書等 | 電子 | |
| 3 | 領収書が発行されない取引なので、ネットバンキングの振込明細をスクリーンショットした | 電子 | 当該取引内容が正確に読み取れる必要があります
※スクリーンショットは、画面上に表示されている領収書等のデータを、自身のPCやスマホに保管できない場合 に限ります。 ・画面上に印刷ボタンが表示され、PDF出力して保管ができる 等のケースは、スクリーンショットではなく、PDF出力保管・ダウンロード保管した領収書等が必要となります。 |
| 4 | 紙で受領後、自身でスキャニングして電子化した請求書等 | 紙 | スキャナ保存に対応しておりませんので、紙原本での処理・保管が必要です |
| 5 | 紙と電子、両方で同じ内容の請求書等を受領した場合 | 電子or紙 | 同一の内容であり、どちらが正本か、という取り決めが相手先とない場合は、いずれかの形式で保管していれば問題ありません |
| 6 | 本文に取引情報が記載されているメール | 電子 | 当該電子メールを電子保管 |
| 7 | 手書きの請求書が業者側でスキャンされ、電子データ形式（PDF）で送付されてきた | 電子 | 手書きの請求書等を紙で受領しておらず、電子データのみの受領の場合は当該データを電子保管 |
| 8 | 電子で受領後、検収の為に紙出力し、検収印が押された納品書 | 電子or紙 | 補完書類として扱いますので、検収印押印後の納品書（紙）を
・スキャンして電子化し、送付する いずれも問題ありません。 |
４．よくある質問について
特によくある質問について、以下の通り抜粋しております。
Q
領収書が発行されない取引の場合、ダウンロードしたクレジットカード明細、あるいはネットバンキングの取引明細PDFを研究費管理箇所に提出していました。その際、当該取引とは関係のない取引や、無関係な項目は墨消ししておりましたが、今後は加工してはいけないのでしょうか？
A
原則加工はせずに、受領した状態（ダウンロードした状態）のまま研究費予算管理箇所に送達ください。取引情報（取引日・金額・取引先・取引内容など）以外の部分で、やむを得ず黒塗りを実施する場合は、内部・外部機関からの監査等で照会の際、速やかに加工無しファイルを提出できる状態としてください。
Q
Web取引で入手した電子領収書に宛名を入れられないケースがあるようです。宛名なしの電子領収書の場合はどうすればよいですか？
A
原則として宛名は必要です。
以下に該当するケースのみ、宛名ブランクで処理することも例外的に認めます。
電子ファイルで発行され、かつ当該事業者のシステム上で宛名の設定（入力・変更）ができない場合
例）Amazonの領収書は、全て宛名がブランクで出力される仕様で、Amazon側のサイトでも設定不可能のため、例外のケースに該当します
Q
出張関連の取引書類は経理アプリを使用して申請してもよいでしょうか？
A
出張関連の取引書類は、e-Tripに添付して申請を進めてください。
なお、e-Tripに添付する取引書類も電子帳簿保存法改正への対応が必要ですので、2024年1月1日以降に電子的に受領した取引書類は電子保管が必要となります。必ず電子ファイルを添付ください。
Q
公的研究費を執行しました。請求書も納品書も電子で発行されましたが、検収はどのように行えばよいでしょうか？
A
公的研究資金/公的教育資金を財源とした取引の場合、検収が必要となります。
このケースの場合、以下の対応が必要となります。
① 納品書の電子ファイルを経理アプリの申請に添付
② 納品書を紙出力し、検収を受ける（検収印押印）
③ 経理アプリで申請するとともに、検収印が押された納品書を研究費管理箇所に送達
Q
研究室付きの秘書に経理アプリの申請を代行して欲しいのですが、可能でしょうか？
A
財務システムの秘書ユーザであれば申請を代行することが可能です。秘書ユーザの申請については研究費管理箇所へご相談ください。
なお、学生は秘書ユーザとすることはできません。
Q
別々で発行された領収書を一つのPDFファイルにマージ（結合）して、添付してもよろしいでしょうか。
A
発行単位で保管することが求められますので、マージ（結合）は不可です。
発行単位でそれぞれアプリに添付をお願いいたします。
５．説明会関連リンク
2023年11月に実施した、「電子帳簿保存法改正に伴う経理証ひょうの取り扱い変更に関する説明会」の動画・資料・QAのリンクです。
≫説明会動画
※20分程
以上
