01_各種申請・変更手続き
学部生・大学院生を対象とした、以下の各種申請・変更手続き方法について説明します。
●学生証再交付
●学生証裏面シール
●学割証の発行
●通学証明書の発行
●My Waseda パスワード再発行
●住所・電話番号変更
●保護者等変更
●学費負担者・学費引落口座変更
●本人名義口座変更
●氏名変更・通称名使用
●早稲田ポータルオフィスでの手続きについて
学生証再交付
学生証は、本人の身分を証明するだけでなく、事務手続き上のいろいろな場面で必要となるので、常に携帯してください。紛失、磁気・IC不良、氏名変更、破損等による学生証の再交付は、所属学部・研究科の事務所での手続きが必要です。再交付には、手続きから１週間程度かかります。
- 参考
- 一部の学部・研究科の学生は、早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能です。
学生証再交付に必要な書類
●「学生証交付願」（大学所定用紙）
●学生証用顔写真 ※下記「学生証用顔写真について」を参照してください。
●再交付手数料2,000円（磁気・IC不良・氏名変更・在籍期間中1回目の写真交換の場合に限り、無料）
●本人確認書類（学生証、運転免許証、パスポート、マイナンバーカード（表面のみ。通知カードは不可）、在留カード、特別永住者証明書のいずれか。いずれも所有していない場合のみ健康保険証（「保険者番号」「被保険者等記号・番号」部分は不要）、住民基本台帳カードのコピーでも可 。これらはすべて有効期限内のものであること。）
学生証用顔写真について
学生証用顔写真は以下の要件を満たすようにしてください。
■縦4cm×横3cmのカラー写真（上半身・正面・無帽・無背景・枠なし）
■マフラーやサングラスなどを着用したままで撮影された写真は受け付けません。
■スナップ写真等の不鮮明な写真や、髪型の違い等により個人の判別・本人確認が困難な写真は受け付けません 。
■スマートフォン等で撮影された写真は受け付けません。証明写真（スピード写真可）を使用してください。
※磁気・IC不良・氏名変更の場合、MyWasedaに登録されている顔写真を使用できることがあります。所属学部・研究科の事務所に確認してください。
学生証再交付までの図書館入館について
学生証再交付までの間、図書館に入館する際は、「学生証交付願【学生本人控え】」を提示してください。「学生証交付願【学生本人控え】」により図書の貸出も可能です。
学生証裏面シール
学生証の有効期間は1年間ですが、裏面シールを年度ごとに貼り替えることにより、有効期間を延長します。毎年度、必ず裏面シールを更新してください。翌年度の裏面シールの受取時期・方法については、所属の学部・研究科から3月頃に案内されます。
裏面シール再発行について
学生証の裏面シールには住所が印字されています。通学区間の記入欄もあり、通学定期券の購入には有効な裏面シールが貼付されている学生証が必要です。住所変更・破損等により裏面シールの再発行が必要な場合は、所属学部・研究科の事務所にて再発行を申請してください。なお、住所変更により裏面シールの再発行が必要な場合は、MyWasedaより住所変更申請を行ってください。
- 参考
- 一部の学部・研究科の学生は、早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能です。
学割証の発行
学割証はMyWasedaの「証明書発行サービス（オンライン申請）」メニューから申請でき、学内発行機でのみ受け取りが可能です。申請方法等の詳細は以下のページを参照してください。
- 学割の発行は無料です。発行枚数の制限はありません。
- 学割証の使用にあたっては、学割証の使用における注意事項も確認してください。
- 学割証は、本学の正規生および一部の非正規生のみが申請可能です。対象外の方には、学生証の裏面に「通学定期券および学割の利用はできない」旨の記載があります。
通学証明書の発行
JR、私鉄、地下鉄および都営交通の通学定期券の購入には、紙の通学証明書は不要です。学生証の裏面が通学証明書となっていますので、発売窓口に学生証を提示してください。民間バス会社の通学定期券を購入する際に必要な通学証明書は、2024年4月1日以降、MyWasedaの「証明書発行サービス（オンライン申請）」メニューから申請でき、学内発行機またはコンビニエンスストアでの受け取りが可能となります。申請方法等の詳細は以下のページを参照してください。
- 住所変更をした場合、最新の住所が通学証明書に反映されるのは、学部・研究科事務所で住所変更申請を承認した翌日の正午以降となります。学部・研究科事務所での承認後、翌日の正午以降に証明書を申請してください。
- なお、所属学部・研究科事務所の所在地以外のキャンパスに通学する場合は、通学定期券の購入には学生証の裏面を使用してください。
- 通学証明書は、本学の正規生および一部の非正規生のみが申請可能です。対象外の方には、学生証の裏面に「通学定期券および学割の利用はできない」旨の記載があります。
My Waseda パスワード再発行
Web手続き
パスワード再発行はWeb手続きが可能です。
窓口での再発行
早稲田ポータルオフィスで再発行手続きが可能です。再発行には本人確認書類（学生証）が必要です。
その他、再発行に必要な事項を以下から確認したうえで来訪予約フォームよりご予約をお願いいたします。
住所・電話番号変更
学生本人の住所・電話番号変更
MyWasedaにログイン後、左メニューの［個人情報照会・変更］-［学生基本情報変更］から申請してください。
１．MyWasedaにログイン後、左メニューの［個人情報照会・変更］-［学生基本情報変更］をクリックします。
２．必要な個人情報を修正し、[変更申請]ボタンを押してください。
詳細は、MyWasedaの右側の［マニュアル］→［学生基本情報変更機能利用マニュアル］も参照してください。
- 注意
- 自身の住所変更に伴い、変更前後で保護者等または学費負担者との居住形態（同居か否か）についても変更となる場合は、あわせて変更を行ってください。
- 通常、申請の翌々営業日に結果を通知するメールがWasedaメールアドレスへ送信されます。住所変更の場合、結果通知メール受領後に所属学部・研究科の事務所にて変更が反映された学生証裏面シールをお受け取りください。通知メールが来ない場合は所属学部・研究科の事務所に確認してください。
- どうしても即日に学生証裏面シールを受け取りたい場合は所属学部・研究科の事務所にご相談ください。
- 参考
- 一部の学部・研究科の学生は、早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能です。
保護者等および学費負担者の住所・電話番号変更
保護者等・学費負担者の住所・電話番号変更は、以下の【事務所での手続きが不要なケース】を除き、MyWasedaからは行えません。「保護者等・学費負担者各種変更届」を所属学部・研究科の事務所に提出して、手続きを行ってください。
【事務所での手続きが不要なケース】
学生自身がMyWasedaから住所変更を行う場合において、変更前後ともに保護者等または学費負担者と【同居】している場合（学生自身がMyWasedaで住所変更を完了すると、同居の保護者等または学費負担者の住所も変更完了となります）。
- 参考
- 一部の学部・研究科の学生は、早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能です。
保護者等変更
保護者等とは、学生が学修研究活動を円滑に遂行していくうえで、大学と連携し、学生を指導・支援する立場の方であり、MyWasedaに「保護者等」として登録されている方を指します。MyWasedaにログイン後、左メニューの［個人情報照会・変更］-［学生基本情報変更］より確認してください。保護者等の変更が必要な場合には、「保護者等・学費負担者各種変更届」を所属学部・研究科の事務所に提出して、手続きを行ってください。新たに保護者等となる本人の署名が必要です。
- 参考
- 一部の学部・研究科の学生は、早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能です。
学費負担者・学費引落口座変更
学費負担者の変更が必要な場合には、「保護者等・学費負担者各種変更届」を所属学部・研究科の事務所に提出して、手続きを行ってください。新たに学費負担者となる本人の署名が必要です。
- 学費負担者は、学費に関する通知書を確実に受け取ることができる、日本国内在住者に限ります。
- 一部の学部・研究科の学生は、早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能です。
学費引落口座を登録・変更する場合は、早稲田大学経理課ウェブサイト「学費等の納入について/Payment of Tuition and Fees」にアクセスし、「学費等の納入について」を参照のうえ手続きを行ってください。なお、手続きのタイミングによっては次回の口座振替に間に合わないことがありますので、ご注意ください。学費引落口座の変更に伴い、口座振替通知書の送付先（学費負担者）を変更する場合は、上記のとおり、所属学部・研究科の事務所にご相談ください。
本人名義口座変更
「本人名義口座」とは、大学から学生本人に振込みの必要が生じた時に利用する振込先口座です。「本人名義口座」の登録や変更は、MyWasedaにログイン後、左メニューの［個人情報照会・変更］-［学生基本情報変更］から申請してください。
１．MyWasedaにログイン後、左メニューの［個人情報照会・変更］-［学生基本情報変更］をクリックします。
２．「本人名義口座変更」ボタンをクリックします。
３．「金融機関検索」ボタンをクリックします。
４．検索条件を入力し、「検索」ボタンをクリックすると、金融機関が表示されますので、該当する金融機関の「選択」ボタンをクリックします。
５．口座情報を確認の上、「変更申請」ボタンをクリックします。
６．内容を確認のうえ、「OK」ボタンをクリックします。
詳細は、MyWasedaの右側の［マニュアル］→［学生基本情報変更機能利用マニュアル］も参照してください。
氏名変更
学生本人の氏名変更
学生本人が戸籍上の氏名を変更した場合は、所属学部・研究科の事務所にて変更手続きを行ってください。
（*）留学生の場合、「戸籍」は、自国において管理されている身分を証明する正式書類を想定しており、日本においては在留カードやパスポートに反映されているものを指します。
＜手続きに必要な書類＞
●氏名変更届（必須）
●以下を満たす書類（必須）
1. 公的機関発行の書類であること
2. 現在の氏名と旧氏名が判別可能な書類であること
例：戸籍謄本、戸籍抄本、運転免許証、住民票、住民票記載事項証明書など
※氏名変更すると、各種証明書の氏名も変更されます。各種証明書および学位記氏名と、パスポートのローマ字氏名に相違があると、海外での就職や進学の際に問題になることがあります。学位記氏名の変更については別途、卒業（修了）前に、所属学部・研究科の事務所にてご確認ください。卒業後に学位記や証明書の氏名を変更することはできません。
■学籍上の性別変更（2024年3月現在）
本人の法律上の性別に変更があった場合は、学籍上の性別を変更いただくことになります。「氏名変更届」の「戸籍変更に伴うその他の変更事項」にて性別を選択できるようになっているため、氏名変更届とその変更が分かる書類の2点を用意し、所属学部・研究科等の事務所にお問い合わせの上、学籍上の性別の変更手続きを行ってください。変更手続きをする上で相談したいことがある場合は、各学部・研究科事務所の他、GS センターの個別相談もご活用ください。
学生本人の通称名使用
戸籍上の氏名を変更していない場合でも、本学では以下の理由に該当し、認められた場合には、戸籍上の氏名とは別に通称名を登録し、使用できます（*）。手続きには、下表のとおり申請理由に準ずる様式の「通称名使用願」および必要書類の提出が必要となります。所定の様式の「通称名使用願」および必要書類を準備のうえ、所属学部・研究科の事務所にて手続きを行ってください。
（*）登録時に、「通称名のみ」、または「本名と通称名を併記」するかを選択することもできます。
●必要書類
| 理由 | 様式 | 必要書類 |
|---|---|---|
| 1)本人の「住民票」に記載されている通称名の使用を希望するため | 様式A | 住民票 |
| 2)婚姻、または養子縁組により改姓したが、旧姓の使用により、教育研究活動における継続性を維持するため | 戸籍謄本、戸籍抄本、パスポート | |
| 3)自認する性に基づく通称名の使用を希望するため | 様式B | 理由の正当性を補足するもの ※例：診断書、GSセンターの意見書 |
| 4)その他（理由の記述が必要） | 理由の正当性を補足するもの |
＜注意事項＞
1．通称名使用を申請し承認された場合、修学・研究上の氏名はもとより、大学から行う保護者等への連絡も含め、原則、本学での学生生活上のあらゆる氏名が通称名となります。
2. 大学における通称名は原則変更することができません。今回申請した通称名は、在学中、卒業・離籍後も継続して使用する氏名となります。なお、大学院への進学や転部・転科等により、学籍番号が変わる場合は、再度申請が必要となります。
3．大学に届け出ている本人名義口座の名義の変更を伴う場合は、MyWaseda からお手続きください。また、奨学金を受給している方は、別途手続が必要な場合がありますので、学生部奨学課までお問い合わせください。
4．各種証明書や学位記は、申請時に本名または通称名を選択することができます。（学位記の場合、再発行できませんのでご注意ください）
5．教職課程、司法試験、公務員採用試験等受験のための証明書は本名で発行してください。
6．その他、通称名と本名との認証に関しては、本人の責任において行ってください。大学が発行する証明書（卒業証明書等）、学外の学会発表、論文投稿等について、本人確認書類等に記載される本名と相違した場合には、別途書類を提出する等して認証が必要となる場合があります。
7. 原則として、各種必要書類提出後に承認可否を審査します。必要書類を入学前に提出いただいた場合でも、通称名使用開始が入学時に間に合わない可能性があります。
8. （様式Bにて申請する場合）漢字氏名の読みが通常の読みと著しく異なる場合や、難読漢字、姓がなく名のみとする場合、また戸籍名と異なる姓での申請の場合は、本学での利用が認められない可能性があります。また、本学での利用実績をもとに戸籍上の氏名として改名を申請することを検討されている場合、同様の理由により家庭裁判所での許可が下りない可能性もありますので、本申請の前に、ご自身でも手続き等お調べのうえで慎重にご検討ください。
保護者等および学費負担者の氏名変更
保護者等・学費負担者の氏名変更は、MyWasedaからの手続きはできません。
「保護者等・学費負担者各種変更届」を所属学部・研究科の事務所に提出して、手続きを行ってください。
なお、学費引落口座の名義人が氏名変更した場合、金融機関での手続が別途必要になる場合がありますので、金融機関にご確認ください。
早稲田ポータルオフィスでの手続きについて
以下の学部・研究科の在学生については、早稲田ポータルオフィスでの一部の手続きが可能です。
早稲田ポータルオフィスでの手続きが可能な学部・研究科
●学 部
政治経済学部、商学部、法学部、社会科学部、教育学部、国際教養学部
●大学院
政治学研究科、経済学研究科、商学研究科、法学研究科、社会科学研究科、教育学研究科、国際コミュニケーション研究科
※上記以外の学部・研究科にご所属の方は、所属学部・研究科の事務所での手続きが必要です。
早稲田ポータルオフィスで可能な手続き
- 学生証の再交付申請
- 学生証裏面シール再発行
- 保護者等および学費負担者の住所等変更申請
- 保護者等および学費負担者変更申請
※早稲田ポータルオフィスでは郵送での対応は行っていませんのでご注意ください。
早稲田ポータルオフィスの開室時間や手続き方法についてはこちらをご確認ください。
