4-2.運用について
- FAQ in English (This explanation has been translated into English by machine translation.)
【Q1】電話対応問い合わせ窓口はありますか？
【A1】電話対応できる窓口はございません。経理アプリ内の「お問合せ」ボタンからのお問合せをお願いいたします。対応までお時間いただく場合があります、ご了承ください。
問い合わせフォーム：
早稲田大学ITサービスへのお問い合わせ・申請 / Inquiries or Apppliation for IT Services Support (waseda.jp)
【Q2】どのような場合、このシステムを使うことになるのでしょうか？
【A2】電子的に請求書、領収書等を業者などから受領した場合、電子的に保存していくことが求められています。よって電子証ひょうを受領した場合は、システムを通じてファイルを添付の上、支出依頼を申請してください。
例えば
・請求書は電子、納品書は紙
で受領した場合、経理アプリ上で紙で受領した納品書の情報を記入いただくことで、研究費管理箇所での処理がスムーズに行われます。
【Q3】どんな資料を提出したらよいでしょうか。
【A3】通常経理処理の際に研究費管理箇所に提出している資料のうち、電子で授受しているものの提出をお願いいたします。
- 請求書/領収書、納品書、見積書、注文請書、発注書、契約書、送り状
必要に応じて、
- 開催記録、立替経費精算書、旅費交通費精算明細書、搭乗証明書・航空券半券、
- 他、財源に応じて必要とされている資料
研究費執行マニュアルもご参照ください。
» 研究費執行マニュアル|WASEDA Research Portal (waseda-research-portal.jp)
【Q4】どの予算を選択すればよいかわかりません。
【A4】まずはMyWasedaのメニュー「財務システム」より、自身が予算管理者となっている事業研究課題の予算残高ご確認ください。
執行可能予算が残っている事業研究課題を選択して申請を進めてください。
なお、使途が制限されている予算もございます。詳細は研究費管理箇所にご確認ください。
【Q5】取引で授受した証ひょうが紙の請求書のみですが、申請を経理アプリから行う必要がありますか？
【A5】経理アプリを使用する必要はございません。請求書を研究費管理箇所にご持参ください。
【Q6】領収書が電子と紙の両方ありますが、どう申請したらよいですか？
【A6】両方とも同一の予算から支出する場合は経理アプリにてまとめて申請ください。
証憑形式：電子 を選択し、電子ファイルを添付
行を追加し、
証憑形式：紙 を選択し、必要情報記載し申請ください。
別の予算から支出する場合、電子で受領した領収書は経理アプリに添付して申請ください。
紙で受領した領収書は研究費管理箇所に持参ください。
【Q7】納品書が電子で提供され、検収を行う場合、どう扱えばいいですか？
【A7】納品書の電子ファイルを経理アプリに添付するとともに、印刷し検収をうけてください。なお、電子検収についてはその取り扱いを含め、今後検討を進めます。
【Q8】研究室付きの秘書や助手等に支出依頼申請を代行させたいです。
【A8】既に秘書ユーザ申請されている方は、支出依頼申請の代行が可能です。
新たに支出依頼申請を代行させたい方がいる場合、所属箇所を通じて秘書ユーザ申請を行ってください。
【Q9】学生に支出依頼申請をさせたいです。
【A9】学生は経理アプリの使用権限がありません。
【Q10】予算残高について確認をする場合どうしたらいいですか。
【A10】MyWasedaの上部メニュー「研究」→左側メニュー「財務システム」→「予算執行状況照会」
からご確認ください。
【Q11】残高が足りないですが、支出依頼してもいいですか。
【A11】後続の処理でエラーとなります。必ず残高を確認し、執行可能予算が残っている財源を選択ください。
【Q12】支出依頼申請の前に、選択した予算で支出できるかどうか確認したい。
【A12】研究費／財源によりその支出可否が決まります。研究費執行マニュアル参照、または研究費管理箇所にご確認ください。
【Q13】スキャンした請求書、領収書などを提出していいですか。
「A13」紙の請求書・領収書などを自身でスキャンして経理アプリに添付して提出することはできません。
【Q14】１枚の請求書ですが、２つの予算から支出をしたいです。
【A14】合算処理が可能な予算か研究費管理箇所にご確認ください。
可能な予算の場合、経理アプリの箇所担当者への申し送り事項「連絡事項」欄に、
「予算情報入力」欄で選択していない予算情報を記入のうえ申請ください。
【Q15】出張関連の証ひょうについて、経理アプリから提出の必要がありますか。
【A15】出張に関する経費証ひょうはe-Tripに添付し処理をすすめる必要があります。
経理アプリからの提出はしないでください。
【Q16】申請をしましたが、紙の請求書が手元にあります。どうしたらいいですか。
【A16】経理アプリの申請完了画面、あるいは申請履歴一覧から印刷した「支出依頼申請鑑」と合わせて研究費管理箇所にご持参ください。
【Q17】予算配賦前ですが支出依頼をしてもいいですか。
【A17】①「予算情報入力」欄の「箇所+事業研究課題」で「ZZZZZ その他（予算配賦前）など」を選択
②「提出先」から当該予算を処理している研究費管理箇所を選択
③連絡事項欄に予算情報の詳細を記入
のうえ申請ください。
なお、予算配賦後の支出依頼が原則です。
申請を実施する場合、事前に研究費管理箇所にご確認ください。
【Q18】学部の共通予算から支出をしたいですが、選択肢にありません。
【A18】①「予算情報入力」欄の「箇所+事業研究課題」で「ZZZZZ その他（予算配賦前）など」を選択
②「提出先」で「上記以外」を選択
③連絡事項欄に予算情報の詳細を記入
のうえ申請ください。
なお、自身が予算管理者となっている予算からの支出依頼が原則です。
申請を実施する場合、共通予算を管理している研究費管理箇所に事前にご確認ください。
【Q19】申請した支出依頼を取り消ししたいです。
【A19】経理アプリ上でご自身での取り下げはできません。誤って申請した支出依頼の取下げを提出先に設定されている研究費管理箇所にお知らせください。
【Q20】あやまった支出依頼をしてしまいました。修正したいです。
【A20】申請された支出依頼の修正はできません。誤って申請した支出依頼の取下げを研究費管理箇所にお知らせください。
【Q21】先に申請した支出依頼で、関連資料の添付を忘れていました、どうしたらいいですか。
【A21】申請履歴一覧から申請した支出依頼を検索し、「後送」ボタンを押下ください。
「関連証憑後送」画面から関連資料の提出が可能です。
【Q22】事務所から追加提出の依頼がありましたが、経理アプリから提出の必要がありますか。
【A22】電子で受領している請求書等の場合、経理アプリから申請ください。
紙で受領している場合は直接研究費管理箇所にご持参ください。
【Q23】支出依頼したか覚えがない電子の請求書が出てきました。
【A23】申請履歴一覧にて、当該請求書の発行日付に近い申請日で実施した支出依頼申請を絞り込み確認する事が可能です。
なお、ファイル毎での検索はできません。
【Q24】二重に申請してしまったものがわかりました。どうしたらいいですか。
【A24】至急研究費管理箇所にお知らせください。
【Q25】申請先の職員に連絡事項がありますが、別途メールする必要がありますか？
【A25】支出依頼申請時に経理アプリの「連絡事項」欄に記載ください。
【Q26】領収書が発行されない取引の場合、ダウンロードしたクレジットカード明細、あるいはネットバンキングの取引明細PDFを研究費管理箇所に提出していました。その際、当該取引とは関係のない取引や、無関係な項目は墨消ししておりましたが、今後は加工してはいけないのでしょうか？
【A26】原則加工はせずに、受領した状態（ダウンロードした状態）のまま研究費予算管理箇所に送達ください。
取引情報（取引日・金額・取引先・取引内容など）以外の部分で、やむを得ず黒塗りを実施する場合は、内部・外部機関からの監査等で照会の際、速やかに加工無しファイルを提出できる状態としてください。
【Q27】Web取引で入手した電子領収書に宛名を入れられないケースがあるようです。宛名なしの電子領収書の場合はどうすればよいですか？
【A27】原則として宛名は必要です。
以下に該当するケースのみ、宛名ブランクで処理することも例外的に認めます。
電子ファイルで発行され、かつ当該事業者のシステム上で宛名の設定（入力・変更）ができない場合
例）Amazonの領収書は、全て宛名がブランクで出力される仕様で、Amazon側のサイトでも設定不可能のため、例外のケースに該当します。
【Q28】別々で発行された領収書を一つのPDFファイルにマージ（結合）して、添付してもよいですか？
【A28】発行単位で保管することが求められますので、マージ（結合）は不可です。
発行単位でそれぞれアプリに添付をお願いいたします。
Q1 Is there a telephone contact point for inquiries?
A1 We do not have a telephone support desk. Please use the “Inqury” button in the accounting application. Please note that it may take some time for us to respond.
Inquiry Form: 早稲田大学ITサービスへのお問い合わせ・申請 / Inquiries or Apppliation for IT Services Support (waseda.jp)
Q2 When will this system be used?
A2 When electronic invoices, receipts, etc. are received from vendors, etc., they are required to be stored electronically. Therefore, if you receive electronic receipts, please attach the file through the system and submit the application.
For example, if you receive an invoice in data format and a delivery note in paper format, please fill in the information on the delivery note received in paper format in the accounting application, so that it can be processed smoothly in the research expense management section.
Q3 What kind of documents should I submit?
A3 Please submit the documents that you normally submit to the Research Expenses Management Office during the accounting process and that you have received electronically from a vendor or other party. Invoices/receipts, delivery slips, quotations, purchase orders, purchase orders, contracts, invoices, etc. (As needed, Record of the event, reimbursement form for replacement expenses, travel expense reimbursement statement, boarding certificate/airline ticket stub, Other documents as required by the financial resources.)
Please also refer to the Research Funds Manual.
» Research Funds Manual|WASEDA Research Portal (waseda-research-portal.jp)
Q4 I am not sure which budget to select.
A4 First, please check the budget balance of the project for which you are the budget administrator in the “Financial System” menu of MyWaseda.Please select a project/reseach project whose budget remains available and proceed with the application.Please note that some budgets have restrictions on the use of funds. For details, please check with the research budget management office.
Q5 I have only paper invoices as evidence of transactions.
A5 No, you do not need to use the accounting application. Please bring the invoice to the research expenses management office.
Q6 I have both electronic and paper receipts.
A6 If both receipts are from the same budget, please submit them together in the Application.
Select “voucher type: Electronic” and attach the electronic file. Add a line for “Voucher type: Paper” and select “voucher type: Paper” and fill in the necessary information.
If the expenditure is to be made from a different budget, please attach the electronic receipts to the application and submit the application. Please bring the paper receipt to the research fund management office.
Q7 How should I handle electronic delivery slips for acceptance inspection?
A7 Please attach the electronic file of the delivery note to the application and print it out for acceptance inspection. We will be discussing the electronic acceptance inspection in the future.
Q8 I would like to have a secretary or assistant with a laboratory apply on my behalf.
A8 If you have already had as a secretarial user “Financial Management System” license, you can apply on behalf of others. If you have already applied for a secretary user, you can apply for a secretary user on behalf of your laboratory.
Q9 I want to allow students to submit expense request applications.
A9 Students are not authorized to use the application.
Q10 How can I check the budget balance?
A10 Please check it from “Budget implementation status inquiries” in MyWaseda. In MyWaseda, go to “Research” on the top menu, “Financial Management System” on the left side menu, and then click on “Budget implementation status inquiries”.
Q11 The balance is insufficient, but can I request an expenditure?
A11 Subsequent processing will result in an error. Please be sure to check the balance and select a source of funds for which there is still an executable budget.
Q12 Before applying for a request for expenditure, I would like to confirm whether or not the selected budget can be used for the expenditure.
Q12 The availability of expenditure is determined by the research expenses/financial resources. Please refer to the Research fund Manual or check with the Research Expenditure Management Office.
Q13 May I submit scanned invoices, receipts, etc.?
A13 You may not submit paper invoices, receipts, etc. scanned by yourself and attached to the accounting application.
Q14 I have one invoice, but I want to make an expenditure from two different budgets.
A14 Please check with the research expense management section to see if the budgets can be combined.If it is possible, please check in the “Contact” column of the “Contact Information” section of the accounting application, If the budget allows, please fill in the budget information that has not been selected in the “Budget Information Entry” field in the “Contact Information” field of the application.
Q15 Do I need to submit expense vouchers related to business trips via the application?
A15 All expense reports related to business travel must be attached to e-Trip for further processing.
Q16 I have submitted an application, but I still have the paper invoice. What should I do?
A16 Please bring the paper invoice together with the “Request for Expenses” printed from the “Application Completion” screen of the Accounting Application or from the Application History List to the Research Expenses Management Office.
Q17 Can I submit an expense request even though the budget has not been allocated yet?
A17 (1) Select “ZZZZZZ その他（予算配賦前）” under “Division + Project Research Proposal” in the “Budget Information Entry” column.
(2) Select the research expense management location that is processing the relevant budget from “Submitted to”.
(3) Fill in the details of the budget information in the “Contact Information” column.
Please apply after filling in the details of the budget information in the “Contact Information” column.
In principle, the request for expenditure should be made after the budget has been allocated.
In principle, requests for expenditure should be made after the budget has been allocated.
Q18 I would like to make an expenditure from the common budget of the faculty, but it is not an option.
A18 (1) Select “ZZZZZZ Other (before budget allocation), etc.” under “Location + Project Research Proposal” in the “Budget Information Entry” field.
(2) Select “Other than the above” in “Submitted to”.
(3) Fill in the details of the budget information in the “Message” field.
In principle, the request should be made from the budget for which you are the budget manager. Please contact the budget administrator of the budget before apply.
Q19 I want to cancel an expense request that I have applied for.
A19 It is not possible to withdraw the request by yourself on the accounting application. Please contact the budget administrator of the budget before apply.
Q20 I made an erroneous expenditure request. I want to correct it.
A20 It is not possible to correct an expenditure request that has been submitted in error. Please contact the administrative office of the budget before apply.
Q21 I forgot to attach the relevant documents to an expenditure request that I applied for earlier.
A21 It is possible to post-send from Post-Sending Related Vouchers Screen. Please search for the expenditure request you have applied for from Application History List Inquiry Screen and click the “Post-sending” button.
Q22 We received a request for additional submission from the office.
A22 If you receive invoices electronically, please submit them via the application. If you received it on paper, please bring it directly to the administrative office of the budget.
Q23 I found an electronic invoice that I don’t remember whether I requested the expenditure or not.
A23 It is possible to narrow down and check the expense request applications that were submitted on dates close to the issue date of the invoice in the Application History List.
Q24 I found that I have submitted a duplicate application. What should I do?
A24 Please notify the Research Funds Management Office as soon as possible.
Q25 I have a message to send to the staff member to whom I submitted the application.
A25 Please enter it in the “Message” field of the accounting application when you apply for an expense request.
Q26 For transactions for which no receipts were issued, I have been submitting downloaded credit card statements or net banking transaction details in PDF format to the research expense management office. In that case, I had crossed out transactions that had nothing to do with the transaction in question or irrelevant items.
A26 In principle, please send the file to the research expense budget management section as received (downloaded) without processing.
If blacking out is unavoidable except for transaction information (transaction date, amount, counterparty, transaction details, etc.), please ensure that the unprocessed file can be submitted promptly in the event of an audit or other inquiry from an internal or external organization.
Q27 It seems that in some cases, electronic receipts obtained through web transactions cannot be addressed. What should I do with an electronic receipt without an addressee?
A27 In principle, the name of the addressee is required.
Only in the following cases, it is exceptionally acceptable to use a blank address.
Cases in which receipts are issued electronically and the addressee name cannot be set (entered or changed) in the relevant business’s system
Example: Amazon receipts fall under the exception case because all addresses are output as blanks and cannot be set on Amazon’s website.
Q28 May I merge (combine) separately issued receipts into one PDF file and attach it?
A28 Merging (merging) is not allowed, as the data must be stored in units of issues.
Please attach each issue unit to the application.
