１．大学が管理する経費
（１）経費の概要
①体育各部補助金（補助金）
体育各部の諸活動にかかる費用に対する補助金です。2024年度実績では、各部に対して一律80万円を補助しています。
また、2022年度からは、各部が獲得した外部資金のうち大学口座へ入金されるもの（スポンサーシップ料、広告掲載料、スポーツ関連ライセンスグッズのロイヤリティ収入等）についても、補助金の一部として上乗せ配分しています。
➁スポーツ強化費（強化費）
体育各部の強化に係る費用に対する予算です。スポーツ強化費検討委員会において金額を決定しており、配分額は部ごとに毎年度異なります。
③指定寄付金
OBOG、企業、個人からいただいた寄付金で、所定の手続きを経たうえで大学口座に入金され、大学が管理しているものです。
④部長・監督出張旅費補助費
部長または監督が部活動に同行する場合や、部員を引率・指導するために出張する場合の経費を補助する制度です。
補助を受けるためには、所定の申請書、証憑（原本）、および出張目的が確認できる資料をセンターへ提出してください。
⑤施設使用料補助
学内に練習施設を持たない部のうち、年度ごとに大学が指定する部に対して、学外施設利用料の一部を補助しています。
（２）予算の執行（支出依頼）
補助金、強化費、指定寄付金については、各部から提出される「支出依頼書」と証憑（請求書・領収書等）に基づき、センターが支払処理を行います。
なお、各部口座への振替や現金での支払いはできません。
また、発注金額が一定額以上となる場合は、大学の会計規則に基づき発注前に学内手続きが必要となる場合があります。不明な点は必ず発注前にセンターへご相談ください。
２．大学で管理する経費等以外の会計
体育各部には、大学で管理する経費のほかに、部費など各部独自の収入があります。
部全体の活動に係る会計処理を適正に行うため、次の帳簿の作成をお願いしています。
（１）収支管理表
1年間の収入および支出を記録し、どのような活動にいくら支出したかを管理する帳簿です。
会計状況の把握だけでなく、今後の活動計画を立てるための基礎資料にもなります。
（２）現金出納簿
日々の現金の受入・払出を記録し、帳簿残高と実際の現金残高が一致していることを確認するための帳簿です。
（３）補助金・強化費・指定寄付金残高管理表
補助金、強化費、指定寄付金ごとの予算残高を管理するための帳簿です。
特に補助金および強化費は単年度予算であり、年度末残高は翌年度へ繰り越すことができず大学へ返納となるため、常時残高を確認することが重要です。
３．決算報告
毎年度当初に、前年度分の「体育各部収支決算報告書」を提出していただきます。
この報告書には、補助金・強化費・指定寄付金に加え、部費など各部独自収入を含めた部全体の収支を記載します。
提出後は管理委員会において決算承認を受けることとなります。
４．領収書の整理・保管
各部で保管している証憑類（センターへ提出したものを除く）および帳簿については、適正な整理・保管を行ってください。
大学の会計規則では、決算終了後10年間の保管が必要です。
また、センターへ提出した証憑についても複写を保管するようにしてください。
５．現金・預金の管理
紛失や盗難等のリスクを防ぐため、以下の点に留意してください。
- 銀行口座で管理し、必要な場合のみ現金化すること
- 特別な場合を除き、多額の現金を保有しないこと
- 現金・通帳・印鑑を持ち歩かないこと
- 金庫や施錠可能なロッカー等で保管すること
- 現金での受け渡しを避け、原則として銀行振込を利用すること
- 立替払精算についても、可能な限り銀行振込で行うこと
- 現金・通帳・印鑑・キャッシュカードを一人で管理しないこと
- 複数人で確認できる体制を整えること
- 管理表を作成し、毎月残高確認を行うこと
６．会計監査
2019年度から体育各部に対する会計監査（経理処理状況の確認）を実施しています。
毎年11部ずつ、4年間で全44部を対象とする計画で監査を行っています。
監査では領収書、通帳、帳簿等を確認しますので、日頃から整理・保管を徹底し、いつでも提示できる状態にしてください。