経理業務
体育各部の会計業務の基本
体育各部の諸活動に係る収支は、適正な会計処理を行い、その内容が常に明示できるようにしてください。
大学から体育各部に支給されている体育各部補助金（以下、「補助金」とする。）、スポーツ強化費（以下、「強化費」とする。）の主な原資は本学学生からの納付金です。また、指定寄付金も、校友をはじめとする様々なファンの御厚意によるものです。
ゆえに、大学や社会に対し、活動資金が適切に使用されていることを説明する責任があります。このことを念頭に、会計業務を行ってださい。
会計年度／期間対応／納品・検収主義
大学の会計年度は4月1日～翌年3月31日です。
- 大学では年度単位で決算を確定させるため、年度を遡っての予算執行はできません。特に、年度末の支払いは期日厳守を意識してください。
- 年度末にあわてて予算執行することがないよう、計画的な予算管理、執行を行えるよう部の会計業務の体制を整えてください。
大学は納品主義です。
- 請求書・納品書や立替払の領収書を、その発行日（納品日）が属する会計年度の支出となるように経理処理する必要があります（期間対応）。
用語の説明
- 証憑：取引に係る書類のこと。電子発行された場合は電子媒体での保管が義務付けられている書類（請求書/領収書、納品書、見積書、注文請書、発注書、契約書）のこと
- 大学管轄予算：補助金、強化費等の大学から体育各部に支給する予算や大学を通して各部が受け入れる外部資金のこと
- 注文一口：物件の内容・数量を問わず同一業者に対する一回の注文のこと
体育各部の予算（財源）
体育各部の活動資金には、大学から体育各部に支給する予算や大学を通して各部が受け入れる指定寄付金（以下、「大学管轄予算」）と各部の独自予算があります。大学管轄予算の管理や、大学管轄予算からの支払いは、大学の会計規則や経理規定に従って行う必要があります。
大学管轄予算の種別
| 予算種別 | 位置付け | 目的・使途 | 残額の翌年度への繰り越し |
|---|---|---|---|
| 補助金 |
|
|
× |
| 強化費 |
|
|
× |
| 指定寄付金 |
|
|
○ |
| 部長出張補助費 |
|
|
× |
| 監督出張補助費 |
|
|
× |
大学管轄予算の詳細
補助金
各部が獲得した次のような外部資金（以下、「各部外部資金」という。）は納税の対象となるため、大学で管理する必要があります。
- スポンサーシップ契約
- 広告掲載料
- スポーツ関連ライセンスグッズ売り上げに対するロイヤリティ等
- 所定の金額以上のスポンサー料については、大学と外部資金提供元である法人で契約締結をした上で、資金の受け入れを行います。契約締結後、法人より大学口座に資金を入金、競技スポーツセンターが各部に補助金として予算交付を行います。法人から各部の銀行口座に直接入金されることがないようにしてください。
法人による入金から各部への予算措置までは約１か月かかります。
- 法人から資金が大学口座に入金される
- 大学で入金状況を確認する
- 入金確認後、競技スポーツセンターで財務部に予算措置を依頼する
- 財務部で承認後予算措置
- 競技スポーツセンターから各部へ予算措置完了の通知
競技スポーツセンターでは大学から支給される補助金と、各部外部資金の区別はせず、すべて「補助金」として扱います。各部外部資金をもとに支出をする際には、「支出依頼書」の財源選択で「補助金」を指定してください。
強化費
強化費には以下の種類があります。いずれも予算管理は部で行ってください。
- 部の強化
- 個人強化
- 練習環境充実
- 国際交流費
- 指導者確保・指導者手当増額
- 特別支援
※各種類の詳細や申請手続きなどは、スポーツ強化費 – 体育各部主務事務ハンドブックを参照してください。
指定寄付金
寄付者から大学宛てに体育各部指定の寄付を受けた場合、「指定寄付金」として扱われます。
ギフティング、クラウドファンディングは不特定多数の支援者による寄付金と位置付けられるため、指定寄付金として予算措置されます。
部長出張補助費
- 部長・監督出張旅費補助制度 – 体育各部主務事務ハンドブック を参照してください。
監督出張補助費
- 部長・監督出張旅費補助制度 – 体育各部主務事務ハンドブック を参照してください。
大学管轄予算の管理
補助金・強化費・指定寄付金は、大学の口座で管理します。
- いかなる場合でも各部口座への現金の移し替え、現金による引き出しはできません。
- 各部は後述する「支出（支払）手続き」記載の方法で、競技スポーツセンターに大学管轄予算からの経費精算、支払いを依頼してください。依頼を受けて、都度、競技スポーツセンターから各部または業者に支払いを行います。
- 「補助金」「強化費」は翌年度への繰り越しができません。年度内に生じた残金は大学へ返納されます。
- 支出依頼締切日（毎年度２月上旬）を見越して、各部で効率的な予算計画、管理、執行を行ってください。12月末日までには交付予算の8割を執行することにご協力ください。
大学管轄予算の使途
大学管轄予算からの支出が認められている使途・費目は前述の表に記載のとおりです。 次の費目については制限や条件がありますので注意してください。
飲食関連経費
競技スポーツセンター管理委員会・体育各部部長会（2021年3月開催）の懇談に基づき、以下のとおり運用しています。
- 飲食関連経費の執行は原則不可。例外として次に該当する場合に限り執行を可とする。
- 強化費で執行を認められているもの（スポーツ強化費参照）
- 部の公式行事（納会、予餞会、早慶戦等のアフターファンクション等）で食するもの
- 公式行事が開催されたことがわかる証拠を提出することを条件とする。
- その他、以下①および②を条件に、競技スポーツセンターが特に必要と認める場合（提出された理由書をもとに、競技スポーツセンターが個別に可否を判断します。目的や理由等を踏まえた総合的判断とし、他の類似案件における前例は判断基準にしません。）
①次の内容を盛り込んだ理由書（様式、部長名で作成）を提出する
・執行日時、執行場所、執行者情報（氏名・部内役職・人数） ※執行者の人数が多い場合は代表者情報（氏名・部内役職）と人数のみの記載でも可。
・支払総額、1名当たりの単価
・目的、内容、成果
・飲食提供が必要な理由 ※部の財源から飲食経費を支出する理由を含めてください。
②部で一括手配し、タイミング等を戦略的に指導し摂取する飲食関連経費
※個々で手配・精算した飲食関連経費は対象外。
また、公式行事等でアルコール類が提供された場合、財源：指定寄付金のみ支出可とします。
資産性のある物品購入
10万円以上かつ耐用年数が1年以上の物品は、大学において資産と位置づけられます。大学管轄予算で資産性物品を購入する際には以下の点に留意してください。
- 各財源に物品の金額以上の予算残高がある場合に限り、大学管轄予算での物品の購入が可能です。
（例）10万円の物品を購入｜予算残高は9万円 物品は資産として大学に登録するが、9万円だけ精算すると大学の帳簿上は9万円の扱いとなる。 資産価値と精算金額が一致せず、管理上の矛盾が生じてしまうので一部精算は不可。
購入後の資産（物品）の管理
- 大学管轄予算で購入した資産の所有者は大学となります。
- 対象の資産を廃棄、異動する場合は、事前に競技スポーツセンターに相談してください。
- 資産の設置・修理・廃棄に関する費用の負担や手続きは、全て部の責任で実施してください。
- 各部は資産の管理台帳を作成し、指導者および部員の中から資産管理担当者を選出してください。
- 担当者を交代する場合、前任者は責任を以て管理台帳の引継ぎを行い、後任者は常に資産の管理状況を明示できるようにしてください。
旅費・交通費
旅費・宿泊費は、原則として大学の規定・ガイドラインを準用します。
宿泊費
- 大学の規定に準じて、次のとおり上限額を定めています。
＜国内＞15,000円/泊/1名 ＜海外＞25,000円/泊/1名 - やむを得ない理由があり、宿泊費実費が上限額を超えてしまう場合は理由を明示することで実費精算が認められる場合があります。
- セミナーハウス等の大学内の施設を利用する場合は、実費精算となります。
交通費
目的地の往復の移動に係る交通費の実費が精算可能です。
航空券代、新幹線代
＜航空券代＞エコノミークラスの航空運賃のみ精算可とします。
（例：JAL クラス J またはエコノミークラス、ANA エコノミークラス、など）
＜新幹線代＞普通車自由席および普通車指定席の運賃のみ精算可とします。
レンタカー代、タクシー代
- 原則として、部の活動に関する移動は公共交通機関を利用してください。
- ただし、以下に該当する理由により、公共交通機関の利用が著しく困難または不都合である場合には、レンタカー・タクシーを利用可とし、係る実費の精算を可とします。
- 【レンタカー・タクシーの利用が認められる乗車理由】
・他に交通手段がない
・電車、バス等の運行時間外に移動する必要がある
・荷物の運搬のために利用が必要
・スケジュールの都合でタクシー・レンタカーでなければ次の用務の時間に間に合わない
・他の交通手段に比べて経済的合理性がある
・治安が悪く他の交通機関では危険を伴う（海外出張の場合のみ）
- レンタカー利用時には、下記条件を満たす保険に必ず加入してください。この場合の保険料も精算可とします。
条件１）対人補償および対物補償が無制限であること
条件２）免責補償制度、NOC（ノンオペレーションチャージ）免除に加入をしていること - 自家用車は利用不可です。
手数料・報酬
- 個人に対する謝金・手数料・報酬等の所得税が発生する支払い（例：講演謝金、木札や賞状の筆耕代等）は、所得税を大学で源泉徴収して納める必要があるため、該当する場合は、事前に競技スポーツセンターへご相談ください。
- 金券類（図書カード、商品券等）も現金と同じ位置づけとされるため、金券類を個人への謝礼（例：報酬を固辞されたので金券を渡す）や贈答品（大会の商品や卒部生への卒部記念品として金券を渡す）とすることも禁止されています。
各部独自予算
各部独自予算（各部が部員から徴収している部費等の大学を通さずに管理している独自予算）については、使途の制限はありません。
- ただし、部の活動資金のひとつとして、大学で実施する体育各部会計監査の対象に含まれますので、日々の取引を記録する出納簿を作成し、取引で発生した証憑類は定められた年数保管する必要があります。
部の出納管理
管理簿の作成、記録
収支管理表の作成
収支管理表とは、日々の諸活動の収支の状況を記録し、１年間にいくらの収入があり、どのような活動にいくら支出したかを報告するものです。年間の会計の状況を伝えるだけでなく、今後の活動計画をたてるためにも必要です。
- 作成方法
- 預金通帳の記録、現金出納簿を基に作成します。
- 毎月作成し、次月への繰越金が、「預金通帳の月末残高」＋「現金出納簿の次月繰越金」の合計額と一致することを確認してください。
- 不一致があった場合は、原因（入力ミス、計算ミス、入力洩れ）を調べ、すみやかに訂正してください。
現金出納簿の作成
現金出納簿とは、日々の現金の動き（受入、払出）を入力して、帳簿上の数字と実際の現金（手元にある現金）の一致を確認するものです。
- 作成方法
- 現金の受入や払出があった場合は、必ず日付順に記載して下さい。
- （受入）とは、担当者が現金を誰かから受け取る場合。預金の引出の場合も含む。
- （払出）とは、担当者が現金を誰かに渡す場合。預金の預入の場合も含む。
- ≪注意≫
- 領収書の日付ではなく、精算した（実際に立替者にお金を渡した）日付を入力する。
- １日の入出金を締めたら差引残高を記入し、現金出納簿の残高と現金有高（実際の現金残高)と一致しているか確認する。
- 不一致があった場合は、原因（入力ミス、計算ミス、入力洩れ）を調べ、訂正する。
- 月末の入出金を締めたら、次月へ繰越を行う。
- 払出は、基本的に、領収書（レシート）が必要。ただし、香典や祝金など領収書が発行されない場合は、挨拶状、パンフレットなど支出の内容がわかる資料を保管する。
補助金・強化費・指定寄付金の残高管理表の作成
残高管理表とは、補助金・強化費・指定寄付金の財源ごとに、予算残高を確認するためのものです。
- 作成方法
- 補助金・強化費は年度始めの大学からの交付額が予算です。 また、各部外部資金を獲得した場合は補助金として期中に追加で予算交付されます。
- 指定寄付金は随時入金があります。寄付受け入れ手続き完了後に部に共有する寄付申込書（控）や、競技スポーツセンターに請求することで入手できる指定寄付金出納簿で内容を確認してください。
- 当該資金を財源として競技スポーツセンターへ支出依頼を行った際には、支出金額を差し引き、残高を管理してください。
- 日付順に内容と金額を記録してください。
- 注意
- 毎月作成し、月末時点の残額を次月への繰越金とする。
- 不一致があった場合は、原因（入力ミス、計算ミス、入力洩れ）を調べ、訂正する。
現金・預金の管理
現金・預金の取り扱いについては、紛失、盗難等のリスクに対応するため、次の点に注意してください。
- 特別な場合を除き、多額の現金をもたない。
- 銀行の口座での管理を行い、必要な場合だけ引き出して現金化すること。
- 現金・通帳・印鑑は持ち歩かない。
- 金庫等に入れ、鍵のかかるロッカーに保管するなど、保管方法を工夫すること。
- 現金での受け渡しは極力避け、原則として、銀行振込で行う。
- 業者への支払いは、可能な限り業者払を利用すること。
- 立替払の精算についても、手渡しではなく記録の残る立替者の銀行口座への振り込みで行うこと。
- 現金・通帳・印鑑・キャッシュカードは、担当者１人だけで保管しない。
- 複数人での保管とし、お互いに確認できる体制とすること。
- 金券類は過剰なストックを持たない。
- 切手、小切手、商品券、コピーカード、レターパック、郵便為替、ハガキ等も現金と同様の取り扱いが必要のため、管理表を作成すること。
- ストックがある場合は金庫等に入れ、鍵のかかるロッカーに保管するなど、保管方法を工夫すること。
銀行口座の管理（通帳・印鑑の管理、部長交代時の代表者名義変更手続き等）
- 立替払の精算は、大学に登録されている各部の口座（原則「りそな銀行早稲田支店」）に入金します。
- 上記１．の銀行口座以外に、各部の用途（男女別、部門別等）に応じ銀行口座を新たに開設することは可能です。開設口座数は特に制限しませんが、長期で使用していない銀行口座がある場合は解約手続きをしてください。
- 大学からの入金は上記１の大学登録口座宛てにに行いますので、その後の部内の各口座間の預金移し替え等は各部の責任において慎重に対応してください。
- 上記１．２．の口座は個人資産との差別化を図る必要があるため、名義は部名「早稲田大学●●部」、代表者名は現「部長名」としてください。
- 名義・代表者について、体育各部部員、校友の氏名を使用した口座開設は認めません。
- 競技スポーツセンターから各部には、2015年6月に通帳および印鑑（当時の部長名）を配付し、以降は各部が管理することとしています。各部で責任もって通帳・印鑑を管理し、部長交代時にはその都度、各部で代表者名および登録印鑑の変更手続きを行ってください。
- 現在開設済み口座で、現部長名義でないもの（前任部長名になっている等）は至急変更手続きを行ってください。
- 登録印鑑は、銀行が認めた場合、部印（〇〇部）等でも構いません。
- 体育各部の口座は長期間にわたり複数名が使用するため、インターネットバンキングの利用はできません。
入金の管理
領収書の発行
体育各部から外部団体等に請求を行い、請求先から領収証を求められた場合、部名の領収書を発行しなければなりません。
- 領収証に必要な記載事項は以下の通りです。
日付・宛名・金額・但し書き・発行箇所名および印・発行担当者印
※市販の領収書綴りを使って発行する場合は、上記項目を満たすものを選ぶようにしてください。 - 領収証は部が金銭等を受領したことを証明する重要な証書です。領収証綴りの不正使用等を防ぐためにもその保管には十分注意し、盗難や紛失等にあわないようにしてください。
- 領収証綴りは銀行口座通帳、現金等とともに、金庫や施錠管理ができる場所に保管してください。
- 体育各部は適格請求発行事業者ではないとされているため、インボイスの発行はできません。
調達手続き
発注・購入の前に
注文一口の金額が150万円以上になる見込みで、大学管轄予算からの支出を予定する場合、必ず注文する前に大学の会計規則にのっとった調達手続き（稟議等）が必要です。以下を用意して、必ず注文前に競技スポーツセンターに相談してください。
- 見積書
- 見積要件書類（仕様書）を作成の上、見積もりを取得してください。見積要件書類に記載する項目は以下のとおりです。概要 （物品・物件の発注か、作業の発注か、概要を示す。）
数量（印刷物だったら何冊か、物件だったら何個か）
期間 （委託の場合などは委託期間。物品・物件の納品なら納期。）
内容、範囲、制約条件 （可能な限り具体的に示す。）
確認事項 （支払い条件、見積提出期限）
- 見積要件書類（仕様書）を作成の上、見積もりを取得してください。見積要件書類に記載する項目は以下のとおりです。概要 （物品・物件の発注か、作業の発注か、概要を示す。）
- （注文一口の金額が150万円以上の場合）合見積
- 注文一口が150万円以上の場合には合見積（３社以上に見積依頼を行い見積書を取得）の取得が必須です。 特段の理由により、合見積もりの取得が難しい場合は「業者選定理由書」を作成し、提出してください。
- （注文一口の金額が500万円以上（委託費の支出となる場合は150万円以上）の場合）契約書案
- 発注予定の業者等と契約書を締結する必要があります。
- 商品売買、業務委託（準委任・請負）については大学でひな形を用意していますので、必要な場合にはご連絡ください。
- 旅費（交通費、宿泊費）の場合は、旅行会社、宿泊施設が発行する約款を契約書として扱うことができます。
- 業者登録は、請求書記載の銀行口座情報をもとに競技スポーツセンターにて登録しますので、事前の業者登録の手続きは不要です。
- 大学内の手続きが完了するまで、部からの発注はできません。競技スポーツセンターに提出されてから手続き完了まで約1ヶ月かかります。発注が見込まれた時点で、早目に相談してください。
- 施設設備等の改修・修理を希望する場合は、必ず競技スポーツセンターに相談してください。体育各部で利用している大学の体育施設・設備の所有者は大学であるため、部の判断で大学の許可なく工事や修繕を行うことはできません。
支払（支出）手続き
支払（支出）手続きの概略
大学管轄予算の通知から振込までの流れは以下のとおりです。
支払方法
大学管轄予算の支出方法は「立替払」と「業者払」の2種類があります。 それぞれの違いは以下のとおりです。
| 立替払 | 業者払 | |
|---|---|---|
| 概要 | 各部で立て替えた支払いについて、領収書に記載の金額に基づいて大学から各部の大学登録口座（原則「りそな銀行早稲田支店」）に振り込む | 業者発行の請求書に基づき、大学から業者の口座に直接振り込む
※業者登録は、請求書記載の銀行口座情報をもとに競技スポーツセンターにて登録するので、事前の業者登録の手続きは不要。 |
| 申請受付 |
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|
| 締切 | 「年間スケジュール」部分を参照 | |
| 提出書類 |
|
|
| 支払時期 |
※提出書類に不備がある場合は、希望の支払日に間に合わない可能性があります。 |
|
| 注意事項 |
①旅費交通費で、注文一口が500万円以上の場合
|
|
|
||
※申請に必要な証憑（請求書、領収書等）類
| 注文一口の 金額 |
請求書 ※1 | 見積書 | 注文請書 | 契約書 ※４ | 納品書 | 合見積もり or 業者選定理由書 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 30万円未満 | ○ | ※6 | ||||
| 30万円以上150万円未満 | ○ | ○ ※2 | ※6 | |||
| 150万円以上500万円未満 | ○ | ○ ※3 | ○ | ※５ | ※6 | ○ |
| 500万円以上 | ○ | ○ ※3 | ○ | ※6 | ○ |
※１ 立替払いの場合は、領収書。領収書が発行されない場合は「請求書」＋「銀行振込の明細書」でも可。（ 「銀行振込明細書」のみでは取引内容の確認ができないため、領収書の代わりとはなりません。必ず取引内容のわかる請求書等とあわせて提出してください。また、請求書や領収書と同じ内容が記載されていても「明細書」「内訳書」などは証憑として扱えません。）
※２ 立替払いの場合は、不要。
※３ 150万円以上の注文の場合、原則として３社以上から見積もりを取得して、価格の妥当性を検証する必要があります。合見積もりが取得できない場合は「業者選定理由書」（①当該業者へ発注しなければならない理由 ②他社から合見積書が取得できない理由 ③当該価格が妥当と判断する理由を記載）を提出してください。
※４ 大学管轄予算で支払を行う場合、契約書の締結は部ではなく、競技スポーツセンターが締結します。旅費交通費の場合、宿泊施設や旅行会社の契約約款が該当します。
※５ 委託費で支出する場合、150万円以上で契約書の締結が必須です。
※６ 商品を購入した場合など、納品物がある場合は必須です。
競技スポーツセンターへの支出依頼の準備
証憑の内容、発行形式の確認
証憑は「原本」を提出してください。
- 紙の証憑をコピーしたものは証憑として扱えません。
- 証憑が電子ファイルで発行されている場合、電子ファイルのまま提出してください。 電子ファイルを紙に印刷したものは証憑として扱えません。
- 証憑に【再発行】と記載がある場合は、再発行となった理由を証憑（または証憑貼り付け台紙）の余白に記入して提出してください。
- 押印漏れ、宛名や発行日の記載漏れがないことを十分に確認してください。
- 証憑の印字が薄くなっている場合、上書きはしないでください。
次のチェックポイントを参考に、支払い処理に必要な証憑に不備がないことを確認します。
- 納品書・請求書（領収書）の発行日が会計年度内の日付となっている。
- 発行日が「見積書⇒発注請書⇒納品書⇒請求書（領収書）」の順になっている。
※取引の原則は「見積書取得⇒発注（受注）⇒納品⇒請求⇒支払い」となるため日付はこの順になります。
※ただし、業者の都合で納品前に支払いの必要がある場合等、証憑類の日付が前後する正当な理由があれば、 余白もしくは別紙にその旨記載してください。
- 見積書・注文請書・納品書・請求書（領収書）の注文内容が同一である。
※ 見積書取得後に発注個数を変更した場合等、見積書と請求書（領収書）の取引内容や金額が異なる正当な理由がある場合、その旨を明記してください。
- 注文一口150万円以上の取引で内容に変更が生じる場合には、再度大学内での決裁手続きが必要になることがあります。判明した時点で、必ず競技スポーツセンターに連絡してください。
- 各証憑の記載事項については次の見本を確認の上、業者から受領してください。
領収書
-
- 宛名、但し書きは原則として取引先側で記載してもらってください。
- 空欄のまま発行された場合、ボールペン（黒字）で追記してください（フリクション、鉛筆、色付きペンは不可）。
- 電子発行される領収書で宛名が空欄のまま発行されるもの、領収書宛名欄がないものは宛名の記載がなくても可とします。
- 領収書の発行元、住所の記載、社印（領収用の印もしくは担当者印でも可）の押印については、発行元が適格請求書発行事業者（請求書等にTから始まる13桁の数字が記載されている）の場合、国税庁のサイトにて情報が公開されているため住所・社印がなくても可とします。
納品書
-
- 納品物がある場合は納品書を受領し、請求書とともに提出してください。
請求書
- 請求書記載の所在地、社名、電話番号、社印については、発行元が適格請求書発行事業者（請求書等にTから始まる13桁の数字が記載されている）の場合、国税庁のサイトにて情報が公開されているため所在地・電話番号・社印がなくても可とします。
証憑類の整理
証憑を以下のとおり仕分けした上で、それぞれ支出依頼書を作成してください。
- 支払方法（「立替払」か「業者払」かによって支出依頼書の様式が異なります）
- 財源 （ 補助金 ／ 強化費 ／ 指定寄付金 等）
- インボイスかどうか
- 2023年10月よりインボイス制度が導入されたことに伴い、領収書・請求書等に適格請求番号（Tから始まる13桁の番号）の記載があるかどうかで支出依頼をわける必要があります。
支出依頼書の作成
- 仕分けした証憑単位で、所定の様式を用いて支出依頼書を作成します。
支出依頼書の明細は領収書（もしくは請求書）の単位で記載してください。
- 金額欄には「支払いを希望する金額」を記載してください。該当する場合、明細欄の記載は「●●に係る宿泊費（一部）」など一部のみの精算であることがわかるようにしてください。
例）領収書の額面が10,000円で、そのうち8,000円を大学管轄予算にて精算したい場合は、8,000円と記載
立替払の場合、支出依頼書１枚につき最大10件の領収書を限度としてください。
業者払の場合、１業者につき１枚の支出依頼書を作成してください。
- １枚の支出依頼書で複数の業者への支出依頼はできません。
１枚の領収書、請求書に対して、２つ以上の財源から支出をすることは原則としてできません。
- 次に該当する場合は複数の財源からの支出を可とします。支出依頼時に複数財源からの支払いを希望する旨を明記してください。
・旅費交通費で、注文一口が500万円以上の場合
・旅費交通費で、一方の財源の予算を使い切る場合
ポイントを使って支払った分は精算できません。
- 該当する場合、ポイント利用額を差し引いた金額を支出依頼書に記載する金額としてください。
勘定科目の選択については支出依頼書の説明書きや、以下を参考にしてください。
部長への報告、承認
- 証憑を整え、支出依頼書を作成したら、部長に支出依頼の内容を説明し、承認を得てください。
- 電子ファイルで提出する場合は、競技スポーツセンターにBOX格納済みの旨を連絡するメール送信時に、メール本文に「部長承認済み」と記載の上、宛先のCCに部長のアドレスを設定することで押印の省略が可能です。
-【メール雛型】–
宛先：kyougi-kaikei@list.waseda.jp
CC：部長のメールアドレス
題目：【部名】提出年月日（2026MMDD ※数字8桁の年月日） 電子ファイルによる支出依頼
本文：■■部の支出依頼を提出します。
本支出については〇月〇日に、部長の承認を得ています。
—–
※〇月〇日には承認日を入力してください
競技スポーツセンターへの証憑類の提出
- 電子発行された証憑は部ごとに指定された証憑提出用URL（オンラインストレージ（Box））よりファイルを提出し、提出した旨を競技スポーツセンターの経理チームに連絡してください。
提出用URLが不明の場合には、経理チームへの問い合わせフォームから照会してください。 - 紙で発行された証憑は、競技スポーツセンターに原本を提出してください。競技スポーツセンター東伏見事務所への提出も可です。
- 紙で発行された証憑は、発行時の形式のまま切り離さないでください。（クーポンや広告が隅についていた場合も切り離さない。長辺が長い場合も切らない。）
- 証憑はＡ4サイズの用紙（コピー用紙等）に貼り付けて提出してください。
- 貼り付けは用紙片面のみ
- 糊付けは４辺にすること
- 領収書等は重ならないように貼ること（図を参照）
- 左側３センチ程度は余白を確保すること
- 台紙余白に支出依頼書のNo.を記載すること
- 証憑がA4サイズ以上の大きさの場合には用紙に貼り付けず、そのまま提出すること
支出依頼書作成、提出における注意事項
証憑（旅費・交通費）に関する補足事項
旅費・交通費の精算をする場合には、証憑一式に加え、補足資料として、旅費・交通費の発生事由となる「遠征・合宿届」（部単位ではなく個人としての参加の場合は、大会要項やプログラム、合宿日程表などでも可）を補足資料として提出してください。
レンタカー、タクシーの利用
- やむを得ず公共交通機関を利用できず、レンタカー・タクシーを利用した場合の乗車費を精算する場合は、支出依頼書の支払明細欄または証憑貼り付け台紙に「公共交通機関を利用できなかった理由、乗車区間、人数」を明記してください。
- 【レンタカー・タクシーの利用が認められる乗車理由】
・他に交通手段がない
・電車、バス等の運行時間外に移動する必要がある
・荷物の運搬のために利用が必要
・スケジュールの都合でタクシー・レンタカーでなければ次の用務の時間に間に合わない
・他の交通手段に比べて経済的合理性がある
・治安が悪く他の交通機関では危険を伴う（海外出張の場合のみ）
航空機の利用
- 航空機を利用した際は飛行機の搭乗が証明できるもの（搭乗券半券原本、搭乗証明書等）を提出してください。
- 搭乗を証明できるものがない場合、支払いはできません。
- 必要な情報（航空会社／搭乗日時／搭乗区間／搭乗者氏名）が判別できる場合は、搭乗券半券をスキャンしたPDF、写真等での提出も可能です。
- 旅行会社等に団体手配した場合も同様に搭乗人数分の搭乗証明の提出が求められます。
- 主務または会計担当者が降機時にその場で全員分の半券を回収するなど工夫をしてください。
- 国内航空会社の場合は、MyPage等で搭乗証明書を発行できる場合もあります。
公共交通機関の乗車費
- 支出依頼書の支払明細欄または証憑貼り付け台紙に「乗車区間・人数」を記載してください。
- バス等の乗車費で、領収書が発行されない場合は乗車履歴（SuicaやPASMOの利用履歴で該当部分以外を黒塗）がわかるものを提出してください。
宿泊費
- 支出依頼書の支払明細欄または領収書添付の台紙に「宿泊期間（日数）・人数・単価」を記載してください。
- やむを得ない事由があり規定上限額を超える宿泊施設を利用し、その宿泊費を精算する場合は、超過した理由を証憑貼り付け台紙の余白等に記載してください。
（例）大会規模が大きく宿泊先周辺の宿泊料が全体的に高騰していたため、主催者が指定・推奨するの宿泊施設であるため 等
証憑（通信運搬費）に関する補足事項
宅急便、配便代
- 必ず「領収書＋送り状」をあわせて提出してください。送り状がない場合は精算が認められません。
タクシー、レンタカーの利用
- 勘定科目について、荷物運搬を主たる目的とする場合は通信運搬費、移動が主たる目的の場合は旅費交通費としてください。
証憑（会合費）に関する補足事項
予餞会、納会など部の公式行事に関する経費は会合費として指定寄付金から支出が可能です。領収書と支出依頼書に加え、次の書類・情報を提出してください。
- 公式行事の案内書など、会合が実施されたことが客観的にわかる資料
- 開催目的／打ち合わせ内容／参加人数／参加者リスト／一人当たりの単価
※２の情報は証憑貼り付け台紙の余白への記載でも可。
- 内容について透明性を確保しつつ、後の会計監査等でも客観的・合理的な説明をなしうるように、証憑とあわせて補足資料として明細が明記された見積書等、開催案内を保管するようにしてください。
証憑（ギフト券・ショッピングカードを使用した支払い）に関する補足事項
ギフト券を使用した場合
- 当該ギフト券を購入した際の根拠書類（領収書等）を添付してください。根拠書類が無い場合精算不可です。
ショッピングカードを使用した場合
- 請求額が0円と表示される領収書（Apple,Amazon等）の場合、領収書としての要件を満たさない（支払金額が0円とみなされる）ため、支払金額以上のチャージを行った根拠書類を添付してください。
- 根拠書類がない場合精算不可です。なお、請求額が支払額通り表示される領収書（nanaco等）の場合、領収書としての要件をみたす（記載額通りの支払い事実を確認できる）ため、チャージを行った根拠書類は不要です。
証憑（用品費）に関する補足事項
大学管轄予算で資産性物品を購入する際には以下の点に留意してください。
- 各財源に物品の金額以上の予算残高がある場合に限り、支出依頼が可能です。
（例）10万円の物品を購入｜予算残高は9万円 物品は資産として大学に登録するが、9万円だけ精算すると大学の帳簿上は9万円の扱いとなる。 資産価値と精算金額が一致せず、管理上の矛盾が生じてしまうので一部精算は不可。 - 物品の型番や商品番号がわかる書類、カタログを添付してください。
- 物品を設置する場所（●●号館の○○室など）を支出依頼書の余白等に記載してください。
外貨での立替払いの精算に関する補足事項
海外で現地通貨で支払いを行った場合は、次のとおり円貨に換算します。
- 外貨の円換算は、領収書の発行日の属する月の前月末レート（本学経理課指定）により行います。該当の支払いが発生した場合、最新のレート表の提供を競技スポーツセンターに依頼してください。
- ただし、次に該当する場合は証憑類に記載の円貨額をもって精算します
・領収書に外貨と円貨が併記されている場合
・領収書とともにクレジットカード利用明細を提出した場合 - いずれの場合も、換算された金額（円）の小数点以下は“切り捨て”で扱います。
例：105ユーロ×136.44（12月末TTS）＝14,326.2円 →14,326円が精算額（＝支出依頼書の明細に記載する金額）
予算を使い切る場合の注意事項
- 立替払いの場合で、１枚の証憑の金額が支出を希望する財源の残額を超える場合、「予算使い切り」として記載の金額の一部を精算することが可能です。該当する支出依頼時には、支出依頼書の下部に予算使い切りであることを明示してください。
- 請求額が予算残金より多い場合、請求額の一部のみ業者に対し支払うことができないため「業者払」は選択できません。一度「立替払」をした上で支出依頼をしてください。
- 資産性物品（10万円以上かつ耐用年数１年以上の物品）の代金を予算使いきりで精算することはできません。
支払いスケジュール
原則として「毎月10日までに前月中に発生した取引きについて支出依頼書と証憑類を提出→（遅くとも）提出月の翌月末までに支払い」となります。
- ただし、土日祝日や事務所の開室日等の関係で前倒しとなる月もありますので詳細は以下の日程表を確認し、余裕をもって支出依頼を行ってください。
- 諸般の事情により支払い日程が変動する場合がありますので、競技スポーツセンターからのお知らせは注視いただくとともに、重要な支払いの際には競技スポーツセンターへ必ず最新の情報を確認してください。
- 入金内容に関する照会は、経理チームへの問い合わせ（フォーム）より行ってください。その際、入金日、金額を具体的に記載してください。
2026年度 立替払、業者払日程表 （補助金、強化費、指定寄付金共通） ※2026年3月26日掲載
| 提出する領収書、請求書の発行日 | 支出依頼書、証憑（領収書、請求書）の提出締切日 | 各部口座、業者口座への振込日 |
|---|---|---|
| 2026年 4月1日～20日 | 2026年 4月 20日（月） ※1 | 2026年 5月29日（金） |
| 4月1日～30日 | 2026年 5月 8日（金） | 6月15日（月）または30日（火） |
| 5月1日～31日 | 6月10日（水） | 7月15日（水）または31日（金） |
| 6月1日～30日 | 7月10日（金） | 8月21日（金）または31日（月） |
| 7月1日～31日 | 8月 5日（水） | 9月15日（火）または30日（水） |
| 8月1日～31日 | 9月10日（木） | 10月15日（木）または30日（金） |
| 9月1日～30日 | 10月 9日（金） | 11月13日（金）または30日（月） |
| 10月1日～31日 | 11月10日（火） | 12月15日（火）または23日（水） |
| 11月1日～30日 | 12月10日（木） | 2027年 1月15日（金）または29日（金） |
| 12月1日～31日 | 2027年 1月 8日（金） | 2月15日（月）または26日（金） |
| 2027年 1月1日～2月10日 | 2月10日（水）※2 | 3月15日（月）、23日（火）、31日（水） |
| ～3月6日 | 3月 5日（金）※3 | 3月31日（水）または4月15日（木） |
※１ 新年度の支出依頼受付開始は、新年度の各部への予算額通知および業務説明会実施後となります。
※２ 補助金、各種スポーツ強化費、施設利用料補助費、部長・監督出張補助費の当年度分提出最終締切日
※３ 指定寄付金の当年度分提出最終締切日
年度末の予算執行における注意点
次年度へ繰り越しができない大学管轄予算（補助金・強化費等）は指定寄付金より１か月程度早く年度内提出最終締切日を設定しています。（上記日程表の※２、※３を参照）
- 補助金・強化費の残額が発生した場合でもそのことが次年度予算配分に影響することはありません。当該年度に不要な予算は無理に使い切らず大学へ返納してください。
- 物品調達については、年度内最終締切日までに納品を確認し、納品書と請求書を受け取って競技スポーツセンターへ提出できるよう計画的に発注を行ってください。やむを得ず年度内最終締切日以降でないと納品確認ができない場合、そのことがわかった時点で競技スポーツセンターに対応を相談してください。なお、いかなる場合でも、年度内に納品物の確認ができない場合には当該年度の予算から執行できません。
- 事前相談がない場合、年度内最終締切日以降に証憑類を提出されても支払いができませんのでご注意ください。
業者払いについて
業者への振込日は支出依頼書、証憑（領収書、請求書等）の提出締切日の翌月末です。
- 業者が指定する支払期日が上記スケジュールに記載の日程よりも早い場合には、対応の可否を競技スポーツセンターに相談してください。
部員役員の交代時のお願い
シーズンが終了し主務・会計担当者が交代する際、前任者が保有する証憑類は、前任者が責任をもって支払処理を行ってください。
- 未処理の証憑をそのまま後任者に引き継ぐことがないようにしてください。
- 会計担当の業務の引継ぎについても、部で作成している業務マニュアルや当ハンドブックを用いて説明を行い、後任の部員が業務内容を理解した上で対応できるようにしてください。
証憑の保管
証憑の保管
法人税法上は帳簿書類の保存期間は7年間とされていますが、本学の規程では10年保存としています。 出納簿や領収書等の帳簿書類は、収支管理表に記載の金額と対応するように整理・保管（※）し、役員交代時には丁寧に引継ぎを行い、過年度分も含めいつでも提示・説明ができるようにしてください。
- （※）電子発行されたものは、電子ファイルにて必ず保存（2024年1月に改正された電子帳簿保存法による）
- 保管方法の例をに挙げますので、各部で工夫の上保管してください。
- （電子発行の証憑の保管例） 部、部門、もしくは会計担当でgoogleアカウントを作成し、googleｄrive上で共有管理（閲覧、格納）する。
- （紙発行の証憑の保管例） ※良い例としてバスケットボール部の管理例
・年度ごとに全ての支出にナンバリングをしてエクセル上で管理。
領収書等証憑類を添付する専用台紙を作成しておき、データとして残しておきたい項目欄を作っておく。
例： ①部門 ②支出事項（勘定科目、費目） ③関係者（発注者、立替者等） ④実施日（発注日、支払日等） ⑤金額（支払い金額 等）
決算・監査
収支決算報告
会計年度終了後、競技スポーツセンターの依頼にもとづき「収支決算報告書」（所定様式）を作成、提出する必要があります。
- 提出期限は、例年5月下旬です。
- 収支決算報告書の作成は、各部で作成している「収支管理表」「現金出納簿」「残高管理表」が基礎となりますので、直前になってあわてることがないように、日々しっかり収支の管理を行ってください。
留意点
- 会計年度の途中で部の会計担当が交代しており、収支決算報告作成時の会計担当では不備の原因がわからないという状況が毎年一定数生じており、決算確定の遅延の原因となっています。 会計担当の交代時には、日々の業務だけではなく、保管している証憑類についても十分に行ってください。
- 前担当者も含めて収支決算報告の作成ができるようご協力ください。
- 「収支決算報告書」は内容確認に相応の時間を要するため、締め切りによらず書類が整い次第、速やかに提出してください。
- 収支決算報告書の補足資料として、3月末時点の「現金出納簿」と「預金通帳」の複写も提出が必要です。
体育各部の会計監査
- 2020年度から各部の会計監査を実施しています。
- ４年間で44部の監査が完了できるようローテーションにて実施しています。
- 監査対象については、競技スポーツセンター管理委員会・部長会で報告する他、毎年7月頃を目途に監査に関する依頼を競技スポーツセンターより行います。
- 監査対象となった場合、監査対象年度の出納簿、銀行口座の記録（通帳控え）とそれらをもとに監査人が指定する取引の証憑類を提出する必要があります。
お問い合わせ・参考資料
- 経理チームへの問い合わせ先：こちらのフォームよりご連絡ください。
- お問い合わせの前に、以下参考資料もご確認ください。
・2026年度 体育各部会計業務説明会資料（2026年4月6日実施、2026年4月8日改訂版）
・2026年度 体育各部会計業務説明会（動画） ※公開期間：2026年12月末（予定）
