部長・監督出張旅費補助制度

部長・監督が部員を引率・指導するための出張費（交通費、宿泊費）の一部を補助します。費用を一度立て替えていただき、申請書と領収書等の証憑をあわせて競技スポーツセンターにご提出ください。

  • 支給限度額の範囲内であれば、年度内に何回申請しても構いません。
  • 申請の締切日は、支払いスケジュールにて確認してください。
  • 申請締切日以降3月末までの期間に、出張旅費補助費を原資とした出張をする予定がある場合は、１月末日までに競技スポーツセンターにご連絡ください。事前のご連絡がない場合、清算はできません。
区分 部長出張補助費 監督出張補助費
対象経費 交通費、宿泊費
対象者 体育各部部長 体育各部監督（部門監督含む）
限度額 60,000円/年度 55,000円/年度
申請方法 出張システム（e-Trip）からの申請 「監督出張費申請書」の提出
提出書類
  • 交通費の領収書（「駅すぱあと登録した経路」は不要）
  • 出張の目的が確認できる資料（試合・大会プログラム、合宿日程表等）
  • （宿泊を伴う場合）宿泊が必要であることが客観的に判断できる情報（用務情報、イベント告知資料、打ち合わせメール印刷、など）
  • 交通費の領収書
  • 宿泊費の領収書
  • 出張の目的が確認できる資料（試合・大会プログラム、合宿日程表等）
注意事項
  • 証憑（領収書等）について、電子発行された場合には電子ファイルを、紙発行された場合には紙媒体のものを原本として、提出してください。
  • 領収書の宛名： 「早稲田大学○○○部　部長名または監督名」としてください。
  • 宿泊費上限金額：大学の規程において１泊あたりの上限額（税込）が、15,000円（国内）、25,000円（海外）と設けられています。
    ・上限額を超える場合で実費額を精算する場合には、やむを得ず超過した理由を記載してください。
    （例）急に引率する必要が生じ直前に予約した、大会規模が大きく会場周辺の宿泊施設の宿泊費がどこも高騰していた　等
  • 航空機利用の場合： 領収書とチケットの半券または搭乗証明書（電子ファイル可）を提出してください。
    ・Ｊクラスを上回る座席クラスの乗車費は精算できません。
  • 特急、新幹線利用の場合：
    ・2025年度までの距離制限が廃止されましたが、特急や新幹線を利用する場合は、時間短縮などの業務効率性や業務上の必要性等を踏まえた合理的な経路を利用するようにしてください。
    ・座席指定券を利用する場合は、指定席料金を含めて計算します。
    ・グリーン車の乗車代金は精算できません（乗車した場合は、自己負担となります）。
  • タクシー、レンタカー利用の場合：原則として公共交通機関の利用をお願いしていますが、やむを得ず使用した場合には、申請書に次の項目を記載してください。
    ・やむを得ず使用した理由
    ・乗車区間
    ・人数
  • 自家用車の利用は原則不可です。 やむを得ず利用した場合は、理由を記載してください。
    ・競技スポーツセンターで理由を確認し、やむを得ないものと判断した場合は「高速代金」のみ支出が可能です。
振込方法 本人の諸経費口座 各部の大学登録口座

部長出張補助における留意点

体育各部の部長が、部員の引率・指導などのために出張する場合、「校務出張」としてe-Trip（出張システム）にて出張申請および報告を行ってください。

  • 「校務出張」扱いのため、次の条件に該当する場合は日当支給対象となります。
    ・往復300km以上の場合
    ・往復300km未満でも宿泊を伴う場合
  • e-trip申請の運用にもとづき、交通費について「駅すぱあと登録した経路」は追加で領収書等を提出する必要はありません。
  • 宿泊費について原則として規定額での精算となるため、規定上限金額以下の宿泊費の場合には領収書の添付は不要です。
    ただし、宿泊費の清算を申請する場合には、宿泊が必要であることが客観的に判断できる情報（用務情報、イベント告知資料、打ち合わせメール印刷、など）を必ず添付してください。
  • 用務に係る前泊、後泊については次の基準で必要性を判断いたします。
    ＜前泊＞
    ①出張出発点の最寄りのターミナル駅や空港（都内の場合は東京駅、羽田空港等）を用務開始日当日の午前 7時前に出発しなければ間に合わない場合、前泊の宿泊料と日当を支給することができる。
    ②「用務情報」から前泊の必要性が自明でない場合は、理由等を e-Trip 上（「補足事項」）に記入すること。（理由例：当日現地に朝 8:00 集合のため前泊）
    ＜後泊＞
    ①出張帰着点の最寄りのターミナル駅や空港（都内の場合は東京駅、羽田空港等）に用務終了日当日の午後 10時までに到着できない場合、後泊の宿泊料と日当を支給することができる。
    ②「用務情報」から後泊の必要性が自明でない場合は、理由等を e-Trip 上（「補足事項」）に記入すること。（理由例：用務終了が現地 21:00 のため後泊）
  • その他、出張申請・報告の詳細は次の手引きおよびマニュアルを参照してください。
    ・体育各部「部長出張補助費」の申請順について（PDF）
    ・e-Trip（出張システム）の利用マニュアル（WEB）
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